บริษัท พายแอพเพิล ไนส์ จำกัด

บริษัท พายแอพเพิล ไนส์

ประวัติความเป็นมาของบริษัท

บริษัท อุตสาหกรรมสับปะรดกระป๋องไทย หรือ TPC เป็นผู้ก่อตั้งอุตสาหกรรมสับปะรดในประเทศไทยเป็นรายแรก ตั้งแต่ปีพ.ศ. 2510 ตั้งอยู่ที่ อ.ปราณบุรี จ.ประจวบคีรีขันธ์ ห่างจากกรุงเทพฯ ไปทางภาคใต้ประมาณ 250 กิโลเมตร ใกล้กับหัวหินแหล่งพักผ่อนของไทย

ภารกิจ

1. เพื่อให้ลูกค้าได้ผู้บริโภคสินค้า ที่สะอาดที่สุด ดีที่สุด

2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในการบริการ

วัตถุประสงค์ของบริษัท

1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น

2. เพื่อให้เป็นที่รู้จักของตลาด

3. เพื่อให้บริษัทมีความมั่นคง

4. เพื่อขยายกิจการ

โครสร้างองค์กร

ภาพที่ 1  แผนผังองค์กร

หน้าที่และปัญหาของแต่ละฝ่าย มีดังนี้

ฝ่ายบริหาร

    1. แผนกบัญชี มีหน้าที่ จัดทำรายรับ-รายจ่ายในแต่ละวัน รวมถึงควบคุมการตรวจสอบใบเสร็จ ประมาณรายได้และค่าใช้จ่าย ควบคุมอนุมัติรายจ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่จัดสรรไว้ คิดคำนวณภาษีมูลค่า ลดหย่อนภาษี ดอกเบี้ย การรายงานผลการเบิกและจ่ายเงิน  ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ขอเบิกทุกหมวดรายจ่าย

ปัญหาแผนกบัญชี มีดังนี้

1. การค้นหาเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้

2. เอกสารเกิดการสูญหายได้ง่าย

3. ข้อมูลอาจเกิดการซ้ำซ้อนได้

4. อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ - รายจ่าย

            2. แผนกบุคคล มีหน้าที่  จัดการดูแล งานด้านการบริหารงานบุคคลทั้งหมด การรับสมัครงาน และทำประวัติพนักงาน  การบริหารค่าแรง สวัสดิการ ประกันสังคม เงินจากการทำงานล่วงเวลา ประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ภายนอกที่มาติดต่อภายในบริษัท  จัดทำตารางการทำงาน วันหยุดต่างๆ และเช็คเวลาเข้า - ออกของพนักงาน

ปัญหาแผนกบุคคล มีดังนี้

1. ออกจากงานโดยไม่มีสาเหตุ ไม่แจ้งให้ทราบก่อนล่วงหน้า

2. ตรวจสอบวันลา หยุด ของพนักงานทำได้ยาก

3. ไม่ทราบเวลาเข้า - ออก ของพนักงาน ง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็น

4. การจ่ายเงินเดือนพนักงานแต่ละคนอาจตกหล่น

       3. แผนกประชาสัมพันธ์ มีหน้าที่ ประกาศข้อมูลข่าวสารต่างๆที่เกี่ยวกับสินค้าให้แก่ลูกค้า จัดทำแผนประชาสัมพันธ์  ฟังคำร้องเรียนจากลูกค้า และนำไปพัฒนา

ปัญหาแผนกประชาสัมพันธ์ มีดังนี้

1. การประชาสัมพันธ์ไม่ครอบคลุมถึงกลุ่มเป้าหมาย

2. ลูกค้าไม่เข้าใจกับรายละเอียดของตัวสินค้า

ฝ่ายเตรียมการผลิต

1. แผนกจัดซื้อวัตถุดิบ มีหน้าที่ จัดซื้อวัตถุดิบในการผลิต รับผิดชอบการกำหนดแนวทางการสรรหาวัตถุดิบ  วางแผนงานและกลยุทธ์ในการจัดสรรหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพ

ปัญหาแผนกจัดซื้อวัตถุดิบ มีดังนี้

1. การสั่งซื้อวัตถุดิบอาจจะเกิดการผิดพลาด

2. ได้วัตถุดิบมาไม่ตรงตามความต้องการ

3. วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูงทำให้ไม่ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้

4. บิลสินค้าอาจจะไม่ถูกต้องตามต้องการ ก่อให้เกิดความเสียหาย

2. แผนกผลิต มีหน้าที่ ผลิตสินค้าให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าพร้อมทั้งสามารถตรวจสอบคุณภาพสินค้าได้เบื้องต้นได้

ปัญหาแผนกผลิต มีดังนี้

1. การผลิตสินค้าไม่ทันกำหนดการส่ง

2. บรรจุภัณฑ์ไม่เพียงพอต่อการผลิต

ฝ่ายวิศวกรรม

1. แผนกซ่อมบำรุง มีหน้าที่ ตรวจสอบเครื่องจักร เมื่อมีการชำรุด กำหนดนโยบายและวางแผนบริหารงานซ่อมบำรุงทั้งหมดในบริษัท  ควบคุมดูแลเครื่องจักรอยู่เป็นประจำ

ปัญหาแผนกซ่อมบำรุง มีดังนี้

1. บุคลากรขาดความชำนาญในการซ่อมบำรุง

2. การเบิกอุปกรณ์ ในการซ่อมทำได้ช้า

3. หากแก้ปัญหาไม่ตรงจุด อาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้

ฝ่ายควบคุมคุณภาพ

1. แผนกควบคุมคุณภาพ มีหน้าที่ กำหนดนโยบายระบบบริหารด้านการควบคุมคุณภาพผลิตภัณฑ์ดำเนินกิจกรรมด้านการควบคุมคุณภาพ การตรวจสอบวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

ปัญหาแผนกควบคุมคุณภาพ มีดังนี้

1. สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดไว้

2. การตรวจสอบอาจเกิดข้อผิดพลาด

ฝ่ายส่งออก

1. แผนกคลังสินค้า มีหน้าที่ ดูแลการเคลื่อนย้ายการจัดเก็บและรักษาสภาพสินค้าสำเร็จรูป รับผิดชอบการเบิกจ่ายสินค้าสำเร็จรูปเมื่อเคลื่อนย้ายสินค้าออกนอกบริเวณโรงงาน รับผิดชอบการจัดทำสต๊อกสินค้าสำเร็จรูปและบรรจุภัณฑ์

ปัญหาแผนกคลังสินค้า มีดังนี้

1. ไม่รู้ว่าสินค้าที่ต้องการมีเท่าใด

2. ใช้เวลาตรวจสอบสินค้าคงเหลือนาน

2. แผนกการขาย มีหน้าที่ บริการจัดจำหน่ายสินค้าให้แก่ลูกค้า โดยจะมีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า อธิบายรายละเอียดสินค้าที่ลูกค้าสนใจ และข้อมูลหลังการขายของลูกค้า

ปัญหาแผนกการขาย มีดังนี้

1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

2. การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีจำนวนมาก

3. ข้อมูลของลูกค้าอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

3. แผนกการตลาด มีหน้าที่ กำหนดกลุ่มเป้าหมายของลูกค้าให้กับฝ่ายขายไปดำเนินการ วางแผนการส่งเสริมการขาย วิเคราะห์ วางแผน และดำเนินการสร้าง สื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์และเผยแพร่โฆษณาไปยังสื่อต่างๆ ดำเนินการสร้างตัวแทนจำหน่ายและ ผู้สร้างระบบ ในแต่ละช่องทางจัดจำหน่าย สำหรับลูกค้า กลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่ม เพื่อให้ได้ยอดขายตามที่กำหนด

ปัญหาแผนกการตลาด มีดังนี้

1. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

ปัญหาระหว่างแผนกที่เกี่ยวข้องกัน

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล 

- แผนกบัญชีไม่ทราบว่าจะต้องจ่ายเงินให้พนักงานเท่าไร

- แผนกบัญชีไม่ทราบเวลาการเข้างานของพนักงาน

- แผนกบัญชีไม่ทราบว่ามีพนักงานเข้ามาใหม่หรือออกเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์

- แผนกบัญชีไม่สามารถทราบได้ว่า แผนกประชาสัมพันธ์จ่ายค่าโฆษณาไปเท่าไหร่

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดซื้อวัตถุดิบ

- แผนกบัญชีไม่ทราบค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อวัตถุดิบที่แน่นอน เพราะในบางครั้งค่าใช้จ่ายในการซื้อไม่เท่ากัน

- แผนกบัญชีไม่ได้รับใบเสร็จค่าจัดซื้อวัตถุดิบ

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกซ่อมบำรุง  

- แผนกบัญชีไม่ทราบค่าใช้จ่ายของแผนกซ่อมบำรุง หากแผนกซ่อมบำรุงไม่แจ้งของบประมาณในการจัดซื้อ 

  ให้แก่แผนกบัญชี  

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

- แผนกบัญชีทำรายการขายสินค้าไม่ถูกต้องเพราะแผนกการขายสรุปยอดสินค้าผิด

- แผนกบัญชีไม่ทราบว่า แผนกการขาย ขายสินค้าได้เท่าไร

- แผนกบัญชีไม่ทราบว่าสินค้าเหลือเท่าไร  

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการตลาด

- แผนกบัญชีไม่ทราบค่าใช้จ่าย ของแผนกการตลาดว่ามีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี

- แผนกบุคคลได้รับเงินเดือนหรือสวัสดิการไม่ครบถ้วน หากแผนกบัญชีจ่ายเงินมาไม่ครบ 

- แผนกบุคคลไม่ทราบว่าแผนกบัญชีมีคนออกหรือเข้ามาใหม่กี่คน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกซ่อมบำรุง

- แผนกบุคคลไม่ทราบว่าแผนกซ่อมบำรุงต้องการคนกี่คน  

- แผนกบุคคลไม่ทราบว่าพนักงานแผนกซ่อมบำรุงมีทักษะหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกการขาย 

- แผนกบุคคลไม่ทราบว่าพนักงานขายมีทักษะในด้านการขายหรือไม่

- แผนกบุคคลไม่ทราบว่าแผนกการขายต้องใช้คนกี่คน

- แผนกบุคคลไม่ทราบว่ามีพนักงานออกหรือเข้ามาใหม่กี่คน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกการตลาด

- แผนกบุคคลไม่ทราบว่าแผนกการตลาดต้องใช้คนกี่คน

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกการการตลาด

- แผนกประชาสัมพันธ์ไม่รู้ข้อมูลในการประชาสัมพันธ์เนื่องจากแผนกการตลาดไม่ส่งข้อมูลในการประชาสัมพันธ์

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี

- แผนกประชาสัมพันธ์ไม่ได้รับงบประมาณในการประชาสัมพันธ์จากแผนกบัญชี

- แผนกประชาสัมพันธ์ได้รับเงินค่าโฆษณาล่าช้า

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบุคคล

- แผนกประชาสัมพันธ์ไม่ทราบว่าแผนกบุคคลต้องการประชาสัมพันธ์หาคนหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อวัตถุดิบกับแผนกบัญชี

- ถ้าหากแผนกบัญชีไม่ส่งเงินให้แผนกจัดซื้อวัตถุดิบ ก็ไม่มีเงินไปซื้อวัตถุดิบ

- การเบิกเงินในการจัดซื้อวัตถุดิบล่าช้า

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อวัตถุดิบกับแผนกผลิต

- แผนกจัดซื้อวัตถุดิบ ทำการจัดซื้อวัตถุดิบล่าช้าทำให้การผลิตเกิดความล่าช้า

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อวัตถุดิบกับแผนกการขาย

- แผนกการขายไม่แจ้งยอดสินค้าที่เหลือให้แผนกจัดซื้อวัตถุดิบทราบ ทำให้ไม่ทราบจำนวนการจัดซื้อวัตถุดิบ

ปัญหาระหว่างแผนกผลิตกับแผนกการขาย

- แผนกการขายไม่แจ้งจำนวนสินค้าคงเหลือให้แก่แผนกผลิตทำให้แผนกผลิตไม่ทราบจำนวนของที่เหลืออยู่

- แผนกผลิตไม่ทราบจำนวนสินค้าที่ต้องผลิต หากแผนกการขายไม่แจ้งสินค้าคงเหลือ

ปัญหาระหว่างแผนกผลิตกับแผนกคลังสินค้า

- แผนกผลิตไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลือในคลังสินค้า หากแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกบัญชี

- การเบิกเงินซื้ออุปกรณ์เกิดความล่าช้า

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกผลิต

- แผนกผลิตสินค้าผลิตสินค้าล่าช้าทำให้คลังสินค้ามีสินค้าไม่เพียงพอในการสต็อกสินค้า

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้าและการขาย

- แผนกคลังสินค้า สต๊อกสินค้าไม่พอ หากแผนกการขายไม่แจ้งสินค้าคงเหลือให้แผนกคลังสินค้าทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกควบคุมคุณภาพ

- สินค้าที่จะนำมาขายไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอต่อการขาย

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกผลิต

- แผนกการขายไม่มีสินค้าที่จะจำหน่ายเนื่องจากแผนกการผลิตผลิตสินค้าได้ล่าช้า

ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกบัญชี

- แผนกการตลาดเบิกเงินค่าใช้จ่ายจากแผนกบัญชี ทำได้ช้า

- แผนการตลาดแจ้งยอดค่าใช้จ่ายให้แผนกบัญชีทราบไม่ชัดเจน

ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกประชาสัมพันธ์

- แผนกการตลาดส่งข้อมูลการประชาสัมพันธ์ให้แผนกประชาสัมพันธ์ ทำการโฆษณาล่าช้า

สรุปปัญหาทั้งหมดของบริษัท

1. การค้นหาเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก

2. เอกสารเกิดการสูญหายได้ง่าย

3. ข้อมูลอาจเกิดการซ้ำซ้อนได้

4. อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ-รายจ่าย

5. ออกจากงานโดยไม่มีสาเหตุ ไม่แจ้งให้ทราบก่อนล่วงหน้า

6. ตรวจสอบวันลา หยุด ของพนักงานทำได้ยาก

7. ไม่ทราบเวลาเข้า - ออก ของพนักงาน ง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็น

8. การจ่ายเงินเดือนพนักงานแต่ละคนอาจตกหล่น

9. การประชาสัมพันธ์ไม่ครอบคลุมถึงกลุ่มเป้าหมาย

10. ลูกค้าไม่เข้าใจกับรายละเอียดของตัวสินค้า

11. การสั่งซื้อวัตถุดิบอาจจะเกิดการผิดพลาด

12. ได้วัตถุดิบมาไม่ตรงตามความต้องการ

13. วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูงทำให้ไม่ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้

14. บิลสินค้าอาจจะไม่ถูกต้องตามต้องการ ก่อให้เกิดความเสียหาย

15. การผลิตสินค้าไม่ทันกำหนดการส่ง

16. บรรจุภัณฑ์ไม่เพียงพอต่อการผลิต

17. บุคลากรขาดความชำนาญในการซ่อมบำรุง

18. การเบิกอุปกรณ์ ในการซ่อมทำได้ช้า

19. หากแก้ปัญหาไม่ตรงจุด อาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้

20. สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดไว้

21. การตรวจสอบอาจเกิดข้อผิดพลาด

22. ไม่รู้ว่าสินค้าที่ต้องการมีเท่าใด

23. ใช้เวลาตรวจสอบสินค้าคงเหลือนาน

24. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

25. การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีจำนวนมาก

26. ข้อมูลของลูกค้าอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

              27. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

ปัญหาและความเกี่ยวข้องกับระบบงาน

ระบบงานที่ต้องการพัฒนา

1. ระบบคลังสินค้า   เพราะ เป็นระบบที่ต้องมีการตรวจสอบสินค้าในคลังสินค้าอย่างถูกต้องและ

                                 รวดเร็ว

2. ระบบการขาย       เพราะ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ระบบนี้ควรถูกพัฒนามาให้ใช้งานได้ง่ายและ

                                 สะดวกทั้งในการจัดเก็บและค้นหา

3. ระบบบัญชี           เพราะ ต้องการระบบที่จัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบ ถูกต้องและแม่นยำ

ตารางที่ 2 การประเมินความต้องการของบริษัท

ภาพที่ 2  แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activates)  ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท

ตารางที่ 3 แสดงความสัมพันธ์หน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2. สร้างความเชื่อมันให้กับลูกค้า

3. เพิ่มผลกำไร